"Miễn giấy phép lao động" là cách nói quen miệng, và chính cách nói ấy khiến nhiều doanh nghiệp hiểu sai. Văn bản pháp luật gọi đúng tên là "không thuộc diện cấp giấy phép lao động". Người thuộc diện này không phải xin giấy phép, nhưng phần lớn vẫn phải xin một giấy xác nhận, số còn lại phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước khi làm việc. Bỏ qua bước đó thì doanh nghiệp thiếu căn cứ để làm tiếp thị thực, thẻ tạm trú cho người lao động.
Từ ngày 05/12/2026, danh sách các trường hợp này nằm ở Điều 8 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 20/10/2026 để thay Nghị định 219/2025/NĐ-CP, với 18 nhóm. Bài viết đi lần lượt qua những nhóm doanh nghiệp hay gặp, nhóm nào chỉ cần thông báo, nhóm nào phải xin xác nhận, và bộ hồ sơ xin xác nhận gồm những gì.
Mười tám nhóm, nhưng doanh nghiệp thường chỉ gặp vài nhóm
Nhóm đầu tiên trong Điều 8 Nghị định 393/2026 không liệt kê lại mà dẫn chiếu sang khoản 3 đến khoản 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019. Trong phần dẫn chiếu ấy có trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài; người vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật phức tạp; luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam; các trường hợp theo điều ước quốc tế; và người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, sinh sống tại Việt Nam.
Gần với doanh nghiệp nhất là nhóm người góp vốn và quản lý. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần, nếu có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, đều không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại cũng vậy.
Ở mảng dự án và hợp tác, danh sách gồm chuyên gia tư vấn cho chương trình, dự án dùng vốn viện trợ không hoàn lại, ODA, vốn vay ưu đãi; người thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan trung ương hoặc cấp tỉnh ký; và người được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận.
Phần còn lại trải rộng hơn. Có các nhóm giáo dục: người giảng dạy chương trình liên kết được phê duyệt, người có bằng thạc sĩ trở lên trong lĩnh vực STEM, tài chính, kinh tế, quản trị, người có bằng tiến sĩ, giáo sư, phó giáo sư làm việc tại cơ sở giáo dục. Tiếp đến là phóng viên được Bộ Ngoại giao xác nhận, học sinh sinh viên thực tập, tình nguyện viên, thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài và người mang hộ chiếu công vụ. Ba nhóm cuối danh sách là: người có thẻ miễn thị thực đặc biệt theo Nghị định 221/2025/NĐ-CP, chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ chiến lược cùng thân nhân, và người được thu hút theo Chương trình quốc gia phát triển nhân lực trí tuệ nhân tạo.
Làm việc ngắn hạn: miễn giấy phép không có nghĩa là được trả lương ở Việt Nam
Với doanh nghiệp sản xuất, trường hợp hay gặp nhất là chuyên gia, kỹ thuật viên của hãng máy hoặc công ty mẹ sang lắp đặt, chạy thử, đào tạo vận hành. Nhóm 13 Điều 8 xếp nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc ngắn hạn, tổng thời gian không quá 90 ngày trong một năm dương lịch, vào diện không cấp giấy phép lao động. Cùng nhóm này có người di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết của Việt Nam với WTO, với điều kiện đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước đó.
Chỗ dễ vấp nằm ở người trả lương. Nếu phát sinh việc doanh nghiệp tại Việt Nam thuê mướn, trả lương cho người đó, thì phải xin giấy phép lao động theo hình thức hợp đồng lao động. Một kỹ sư được hãng cử sang ba tuần để căn chỉnh máy, lương do hãng trả, thuộc diện ngắn hạn. Một kỹ sư được nhà máy ở Việt Nam ký hợp đồng và trả lương hằng tháng thì dù chỉ làm hai tháng vẫn phải có giấy phép lao động. Con số 90 ngày cũng được cộng dồn cả năm, không tính riêng từng chuyến, nên chuyên gia sang nhiều đợt cần được theo dõi tổng số ngày.
Nhóm nào chỉ thông báo, nhóm nào phải xin xác nhận
Ranh giới giữa hai thủ tục nằm ở khoản 4 Điều 10 Nghị định 393/2026. Khoản này liệt kê những trường hợp không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận, gồm khoản 2, 3, 5, 8, 10, điểm a khoản 13, điểm d và đ khoản 14, khoản 16 Điều 8 và một số trường hợp của Điều 154 Bộ luật Lao động. Những trường hợp này chỉ phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến làm việc, nội dung gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm và thời gian làm việc.
Ba nhóm doanh nghiệp hay gặp rơi vào diện chỉ thông báo: thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn từ 3 tỷ đồng (khoản 2), chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị góp vốn từ 3 tỷ đồng (khoản 3), và người thành lập hiện diện thương mại (khoản 10). Nhóm nào không có tên trong khoản 4 Điều 10, chẳng hạn chuyên gia dự án ODA, tình nguyện viên hay người được bộ, ngành, tỉnh xác nhận, thì phải xin giấy xác nhận.
Trường hợp ngắn hạn ở nhóm 13 phức tạp hơn vì được chia nhỏ theo điểm, và chỉ điểm a nằm trong danh sách thông báo. Doanh nghiệp vì thế nên đối chiếu toàn văn khoản 13 để biết người lao động thuộc điểm nào rồi mới chọn thủ tục.
Hồ sơ và trình tự xin giấy xác nhận
Điều 9 Nghị định 393/2026 quy định bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm:
- Văn bản đề nghị theo Mẫu số 01 Phụ lục I.
- Giấy khám sức khỏe cấp không quá 12 tháng.
- Ảnh của người lao động.
- Bản sao trang nhân thân hộ chiếu.
- Giấy tờ chứng minh người lao động thuộc trường hợp không cấp giấy phép, ví dụ văn bản cử sang, hợp đồng, giấy tờ góp vốn.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, cấp không quá 6 tháng.
Cũng như hồ sơ giấy phép lao động, giấy tờ do nước ngoài cấp (trừ hộ chiếu) phải được hợp pháp hóa lãnh sự nếu không thuộc trường hợp được miễn, rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
Hồ sơ được nộp ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày trước ngày người lao động dự kiến làm việc. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính, qua tổ chức dịch vụ hoặc trực tuyến. Cơ quan có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền. Giấy xác nhận được cấp trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; trường hợp từ chối, cơ quan này trả lời bằng văn bản nêu lý do trong 3 ngày làm việc. Thời hạn của giấy xác nhận đi theo văn bản cử sang hoặc hợp đồng, tối đa 2 năm.
Có giấy xác nhận rồi, việc tiếp theo là thị thực
Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, người có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được cấp thị thực ký hiệu LĐ1, người có giấy phép lao động được cấp thị thực LĐ2. Trình tự xin thị thực và thẻ tạm trú sau bước này được trình bày ở bài visa lao động LĐ1, LĐ2 và thẻ tạm trú. Người lao động không thuộc nhóm nào trong 18 nhóm thì doanh nghiệp đi theo đường thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Thời điểm áp dụng cũng cần tính. Nghị định 393/2026 có hiệu lực từ ngày 05/12/2026; trước mốc này, Nghị định 219/2025/NĐ-CP vẫn được áp dụng, với danh sách và thủ tục tương tự; doanh nghiệp nộp hồ sơ trước mốc này nên đối chiếu danh sách theo Nghị định 219/2025. Giấy xác nhận đã cấp tiếp tục được sử dụng đến hết hạn, theo phần tóm tắt điều khoản chuyển tiếp mà Vietnam Briefing công bố ngày 26/10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Góp vốn bao nhiêu thì người nước ngoài không phải xin giấy phép lao động?
Chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Các trường hợp này không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Chuyên gia sang Việt Nam dưới 90 ngày có cần giấy tờ gì không?
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc ngắn hạn, tổng không quá 90 ngày trong một năm dương lịch, không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Tuy vậy vẫn phải làm thủ tục xác nhận hoặc thông báo tùy trường hợp, và nếu doanh nghiệp tại Việt Nam thuê và trả lương thì phải xin giấy phép lao động.
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Tối đa 2 năm, theo thời hạn của văn bản cử sang, hợp đồng hoặc giấy tờ làm căn cứ. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam có phải xin giấy phép lao động không?
Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam thuộc trường hợp không cấp giấy phép lao động theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp vẫn cần xác định thủ tục thông báo hoặc xác nhận áp dụng cho trường hợp này theo Điều 10 Nghị định 393/2026 trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.
CVTECH hỗ trợ xác định diện và chuẩn bị hồ sơ
Công ty TNHH Đào tạo và Công nghệ CVTECH Việt Nam tư vấn cho doanh nghiệp xác định người lao động nước ngoài thuộc diện giấy phép lao động, giấy xác nhận hay chỉ thông báo, rồi hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, thị thực và thẻ tạm trú. Việc cấp giấy do cơ quan nhà nước quyết định. Thông tin dịch vụ ở trang hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Liên hệ: Mrs Liên 0973.783.690 (gọi hoặc Zalo), email lelienmt@gmail.com.
Trước khi nộp bất cứ hồ sơ nào, doanh nghiệp nên trả lời hai câu: người này thuộc khoản nào của Điều 8, và ai trả lương cho họ. Hai câu đó quyết định gần hết phần còn lại.
Nguồn tham khảo (tra ngày 29/10/2026)
- Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026, hiệu lực 05/12/2026, Điều 8, 9, 10, 11 (tóm tắt trên VOV, LuatVietnam).
- Bộ luật Lao động 2019, Điều 154.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 (Công báo Chính phủ).
- Vietnam Briefing, bài về Nghị định 393/2026/NĐ-CP, ngày 26/10/2026.
