Một doanh nghiệp cơ khí ở Hà Nội tuyển được kỹ sư nước ngoài, hẹn đầu tháng sau vào làm, rồi mới bắt đầu gom giấy tờ. Đến lúc ấy thường đã muộn. Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không nhiều bước; cái khó nằm ở những giấy tờ phải làm từ nước ngoài, qua hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, trong khi luật chỉ nhận hồ sơ trong một khoảng thời gian nhất định trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.
Năm 2026 doanh nghiệp còn phải tính thêm chuyện quy định đang thay. Nghị định 219/2025/NĐ-CP áp dụng từ ngày 07/8/2025 (thay Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP) đến hết ngày 04/12/2026. Từ ngày 05/12/2026, Nghị định 393/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 20/10/2026 có hiệu lực và thay Nghị định 219. Bài viết đi theo quy định mới và chỉ ra những chỗ khác với quy định đang áp dụng, để doanh nghiệp nộp hồ sơ trong mấy tuần tới khỏi nhầm.
Bốn vị trí phải có giấy phép lao động và nơi cấp phép
Người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam ở vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật phải có giấy phép lao động, trừ khi thuộc một trong 18 nhóm không thuộc diện cấp ở Điều 8 Nghị định 393/2026. Các nhóm này, chẳng hạn thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng hay người làm việc ngắn hạn, được phân tích riêng trong bài các trường hợp người nước ngoài được miễn giấy phép lao động.
Bốn vị trí trên có tiêu chí cụ thể ở Điều 4. Chuyên gia thường được xác định qua bằng đại học trở lên kèm kinh nghiệm phù hợp với vị trí, và quy định mới mở thêm một đường xét cho người có ít nhất 5 năm kinh nghiệm phù hợp. Lao động kỹ thuật là người đã qua đào tạo và có kinh nghiệm, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp. Doanh nghiệp sản xuất hay vướng chính ở khâu này, khi bằng cấp thuộc một ngành, kinh nghiệm thuộc một nghề còn vị trí đăng ký lại ghi theo kiểu khác, và cơ quan cấp phép đọc thấy ba thứ không khớp nhau.
Thẩm quyền cấp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh mà người lao động dự kiến làm việc. Người làm việc ở nhiều tỉnh thì nộp tại tỉnh có trụ sở chính. Vì Ủy ban nhân dân tỉnh có thể phân cấp hoặc ủy quyền cho cơ quan khác giải quyết, trước khi nộp doanh nghiệp nên xem cổng dịch vụ công của địa phương đang giao việc này cho đơn vị nào.
Hồ sơ gồm bảy nhóm giấy tờ, mỗi loại một thời hạn
Điều 19 Nghị định 393/2026 liệt kê hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Phần lớn giấy tờ đã quen thuộc với doanh nghiệp từng làm thủ tục này; hồ sơ hay bị trả nhất lại vì thời hạn của từng loại:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động, theo Mẫu số 03 Phụ lục I. Từ Nghị định 219/2025, phần giải trình nhu cầu đã gộp vào hồ sơ này nên doanh nghiệp không còn phải xin chấp thuận nhu cầu thành một thủ tục riêng như trước.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền trong nước hoặc nước ngoài cấp, không quá 12 tháng tính đến ngày nộp.
- Bản sao trang nhân thân của hộ chiếu còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không phải là người đang chấp hành hình phạt, cấp không quá 6 tháng.
- Hai ảnh màu cỡ 4x6 cm, nền trắng.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, ví dụ hợp đồng lao động dự kiến ký hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang.
- Giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, thường là bằng cấp và văn bản xác nhận kinh nghiệm.
Nghị định mới cho bỏ bớt một số giấy tờ khi cơ quan tự khai thác được dữ liệu, gồm kết quả khám sức khỏe đã chia sẻ trên hệ thống y tế, thông tin hộ chiếu có trong cơ sở dữ liệu xuất nhập cảnh, hay lý lịch tư pháp khai thác được từ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp khi nộp trực tuyến. Riêng với lý lịch tư pháp, thời hạn giải quyết chỉ bắt đầu tính từ lúc cơ quan nhận được kết quả khai thác, nên hồ sơ không vì thế mà xong sớm hơn.
Mọi giấy tờ do nước ngoài cấp, trừ hộ chiếu, phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật), sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Khâu này tốn thời gian hơn cả, vì bằng đại học, xác nhận kinh nghiệm và lý lịch tư pháp nước ngoài thường phải qua khâu hợp pháp hóa lãnh sự, nên doanh nghiệp cần bắt đầu ngay khi chốt tuyển người.
Bốn bước từ lúc nộp hồ sơ đến ngày vào làm
Trình tự ở Điều 23 Nghị định 393/2026 khá gọn, cái khó là canh cho đúng ngày.
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ trước ngày người lao động dự kiến làm việc ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua tổ chức dịch vụ được ủy quyền, hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
- Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp giấy phép lao động. Nếu không cấp, cơ quan trả lời bằng văn bản, nêu lý do, trong 3 ngày làm việc.
- Với người làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi có giấy phép hai bên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.
Lấy ví dụ một kỹ sư dự kiến vào làm ngày 01/4/2027. Hồ sơ nộp sớm nhất vào cuối tháng 1/2027 (60 ngày trước) và chậm nhất khoảng giữa tháng 3/2027 (10 ngày làm việc trước, phải trừ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ). Nhưng nếu lý lịch tư pháp nước ngoài và bằng cấp còn phải hợp pháp hóa lãnh sự, việc chuẩn bị nên bắt đầu từ tháng 12/2026, chưa kể phải trừ hao kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Khâu giấy tờ nước ngoài chậm một nhịp thì ngày vào làm cũng phải lùi theo.
Giấy phép lao động có thời hạn theo hợp đồng lao động dự kiến ký, văn bản cử sang hoặc thỏa thuận giữa hai bên, nhưng không quá 2 năm (Điều 22). Khi người lao động chuyển sang làm ở địa điểm mới, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Gia hạn chỉ được một lần, lịch nộp hồ sơ gia hạn đã đổi
Theo Điều 30 Nghị định 393/2026, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa 2 năm, giống quy định đang áp dụng. Chỗ thay đổi là lịch nộp: hồ sơ gia hạn nộp trước ngày giấy phép hết hạn ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 90 ngày, cơ quan giải quyết trong 5 ngày làm việc. Nghị định 219/2025 hiện quy định khoảng nộp từ 10 đến 45 ngày và thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc.
Hồ sơ gia hạn gồm văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03, bản sao hộ chiếu, hai ảnh 4x6 cm, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và bản sao giấy phép lao động còn hạn; một số giấy tờ được miễn nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu. Do chỉ gia hạn được một lần, người làm việc lâu dài sẽ phải xin cấp mới sau tối đa bốn năm. Mốc này nên được ghi vào lịch nhân sự ngay từ đầu. Hồ sơ, lịch nộp và cách chọn quy định quanh mốc 05/12/2026 có trong bài gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 393.
Hồ sơ nộp trước ngày 05/12/2026 và điều khoản chuyển tiếp
Theo phần tóm tắt điều khoản chuyển tiếp của Nghị định 393/2026 do Vietnam Briefing công bố ngày 26/10/2026, giấy phép lao động và giấy xác nhận đã cấp tiếp tục được sử dụng đến khi hết hạn; hồ sơ nộp trước ngày 05/12/2026 về cơ bản tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219/2025. Hồ sơ nào nộp sát mốc này, nhất là hồ sơ gia hạn, doanh nghiệp nên đối chiếu toàn văn điều khoản chuyển tiếp hoặc hỏi thẳng cơ quan tiếp nhận.
Với thủ tục cấp mới, hai nghị định gần như không khác nhau: cùng mốc nộp sớm nhất 60 ngày, cùng thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc; riêng mốc muộn nhất, Nghị định 393/2026 tính là 10 ngày làm việc thay vì 10 ngày. Lệ phí cấp giấy phép lao động do Hội đồng nhân dân từng tỉnh, thành quy định và mỗi nơi một mức, nên cần tra biểu phí của địa phương nơi nộp.
Những lỗi làm hồ sơ bị trả lại
Hay gặp nhất là chuyện giấy tờ hết hạn ngay trong lúc hồ sơ còn đang chuẩn bị, như lý lịch tư pháp cấp từ bảy tháng trước hay giấy khám sức khỏe đã quá 12 tháng. Kế đến là bằng cấp, kinh nghiệm và vị trí công việc mỗi thứ nói một chuyện: người được đề nghị là chuyên gia lập trình CNC, nhưng văn bản xác nhận kinh nghiệm chỉ ghi chung chung "nhân viên kỹ thuật". Cũng không ít hồ sơ bị trả vì giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự hoặc bản dịch chưa chứng thực.
Sau khi có giấy phép lao động, người lao động còn cần thị thực ký hiệu LĐ2 để nhập cảnh và thẻ tạm trú nếu ở dài hạn. Trình tự các bước này có trong bài visa lao động LĐ1, LĐ2 và thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu?
Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tổng thời gian thực tế phụ thuộc chủ yếu vào khâu chuẩn bị giấy tờ ở nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, và khâu này thường dài hơn nhiều so với thời gian cơ quan xử lý.
Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Tối đa 2 năm, theo thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký hoặc văn bản cử người sang làm việc. Giấy phép được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn cũng tối đa 2 năm.
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu?
Tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc địa điểm mà người lao động làm việc, thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Ủy ban nhân dân tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn giải quyết.
Người nước ngoài đang ở Việt Nam thì xin giấy phép lao động thế nào?
Doanh nghiệp vẫn là bên đề nghị cấp giấy phép lao động, với hồ sơ gồm bảy nhóm giấy tờ như trên. Sau khi có giấy phép, người lao động được doanh nghiệp mời, bảo lãnh vào làm việc có thể làm thủ tục chuyển đổi mục đích thị thực sang ký hiệu lao động theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, thay vì xuất cảnh để xin thị thực mới.
CVTECH hỗ trợ hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Công ty TNHH Đào tạo và Công nghệ CVTECH Việt Nam tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, thị thực và thẻ tạm trú. Kết quả cấp phép do cơ quan nhà nước quyết định; phần việc của CVTECH là giúp hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và nộp đúng thời điểm. Thông tin dịch vụ ở trang hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Liên hệ: Mrs Liên 0973.783.690 (gọi hoặc Zalo), email lelienmt@gmail.com.
Ngay khi chốt được người, việc nên làm trước tiên là lập lịch ngược từ ngày vào làm: xin lý lịch tư pháp và hợp pháp hóa bằng cấp trước, còn giấy khám sức khỏe để gần ngày nộp.
Nguồn tham khảo (tra ngày 29/10/2026)
- Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hiệu lực từ 05/12/2026 (tóm tắt trên VOV, LuatVietnam, Cổng phổ biến giáo dục pháp luật TP Cần Thơ).
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 (Công báo Chính phủ).
- Vietnam Briefing, bài về Nghị định 393/2026/NĐ-CP, ngày 26/10/2026 (điều khoản chuyển tiếp).
