Giấy phép lao động của chuyên gia nước ngoài bị mất, bị rách, hay người đó vừa đổi hộ chiếu thì doanh nghiệp phải làm gì? Xin lại từ đầu hay chỉ cần cấp lại? Mất bao lâu, và giấy phép mới có thời hạn đến khi nào? Đó là những câu hỏi bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp FDI, công ty có kỹ sư, chuyên gia người nước ngoài thường gặp giữa chừng hợp đồng. Bài viết này đi qua năm trường hợp được cấp lại theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP, chỉ ra những thay đổi tưởng nhỏ nhưng lại phải xin giấy phép mới, và nói rõ mốc ngày áp dụng.
Nghị định 393/2026/NĐ-CP được ký ngày 20/10/2026, có hiệu lực từ ngày 05/12/2026 và thay thế Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Thủ tục cấp lại giấy phép lao động nằm ở các Điều 24 đến 27. Theo khoản 1 Điều 35 về chuyển tiếp, giấy phép đã cấp theo Nghị định 219 vẫn được dùng đến hết thời hạn, còn hồ sơ nộp trước ngày 05/12/2026 tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219. Nghĩa là quy định cấp lại mới chỉ áp dụng cho hồ sơ nộp từ ngày 05/12/2026 trở đi.
Năm trường hợp được cấp lại, và những thay đổi phải xin mới
Nghị định 393 cho cấp lại khi giấy phép lao động còn thời hạn mà rơi vào một trong năm trường hợp: giấy phép bị mất, giấy phép bị hỏng, người lao động thay đổi họ tên, quốc tịch hoặc số hộ chiếu, doanh nghiệp đổi tên nhưng giữ nguyên mã số thuế, và thay đổi địa chỉ. Điểm chung của cả năm trường hợp là công việc không đổi. Người đó vẫn làm cho cùng người sử dụng lao động, cùng vị trí, chỉ có tờ giấy phép hoặc một vài thông tin ghi trên đó không còn đúng.
Ranh giới cần nắm nằm ở chỗ khác. Khi người lao động chuyển sang làm cho người sử dụng lao động khác, hồ sơ phải đi theo đường cấp mới tại Điều 21, không phải cấp lại. Trường hợp vẫn ở cùng doanh nghiệp nhưng đổi vị trí công việc, đổi lĩnh vực hoặc đổi hình thức làm việc cũng phải cấp mới. Nhiều doanh nghiệp coi việc điều chuyển một kỹ sư từ vị trí chuyên gia sang quản lý là chuyện nội bộ, chỉ cần sửa quyết định bổ nhiệm. Theo Nghị định 393, đó là một giấy phép mới, với bộ hồ sơ và thời gian xử lý của thủ tục cấp mới, và nên chuẩn bị trước khi người đó nhận việc ở vị trí mới. Chi tiết thủ tục này có trong bài thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Trường hợp đổi tên doanh nghiệp cũng có điều kiện đi kèm: mã số thuế phải giữ nguyên. Doanh nghiệp tái cấu trúc, sáp nhập mà người lao động chuyển sang một pháp nhân có mã số thuế khác thì về bản chất là đổi người sử dụng lao động, và quay lại đường cấp mới.
Hồ sơ, nơi nộp và 03 ngày làm việc
Thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động theo Nghị định 393 thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Doanh nghiệp dùng lao động nước ngoài ở nhiều tỉnh thì nộp ở tỉnh đặt trụ sở chính. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp, ủy quyền cho cơ quan khác thực hiện, nên trước khi nộp nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận cụ thể tại địa phương. Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép. Nếu không cấp lại thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Mốc 03 ngày tính từ lúc hồ sơ đủ, không phải từ lúc nộp. Hồ sơ thiếu một giấy tờ chứng minh hay ảnh sai quy cách thì thời gian chưa bắt đầu chạy. Với hồ sơ nộp trước ngày 05/12/2026, Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219.
- 02 ảnh màu cỡ 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
- Giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất.
- Giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi, nếu cấp lại vì đổi thông tin (hộ chiếu mới, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau khi đổi tên hoặc đổi địa chỉ...).
Với hồ sơ nộp từ ngày 05/12/2026, thành phần hồ sơ và số hiệu mẫu đơn theo Điều 25 Nghị định 393 cần đối chiếu với toàn văn nghị định khi nộp. Bài viết này chưa đối chiếu được từng thành phần của điều đó với văn bản gốc nên không liệt kê lại. Một yêu cầu đã rõ trong Nghị định 393 áp dụng chung cho hồ sơ cấp, cấp lại và gia hạn: giấy tờ do nước ngoài cấp, trừ hộ chiếu, phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Người lao động đổi quốc tịch, hay đổi họ tên ở nước ngoài, thường vướng ở bước này nhiều hơn ở bản thân thủ tục cấp lại.
Giấy phép cấp lại chỉ có thời hạn còn lại
Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn còn lại của giấy phép cũ. Một giấy phép hai năm bị mất sau 18 tháng thì giấy cấp lại chỉ còn khoảng sáu tháng. Cấp lại không phải là cách kéo dài thời gian làm việc. Khi giấy phép sắp hết hạn mà người lao động tiếp tục làm việc, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn theo Điều 28 đến 30, được trình bày trong bài gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 393.
Thời hạn còn lại ngắn cũng kéo theo một tính toán thực tế. Nếu giấy phép chỉ còn vài tuần mà phải cấp lại vì đổi hộ chiếu, doanh nghiệp nên tính cùng lúc chuyện gia hạn để không phải làm hai bộ hồ sơ sát nhau. Visa và thẻ tạm trú của người lao động thường được cấp theo thời hạn giấy phép lao động, nên khi giấy phép thay đổi cần soát lại cả hai giấy tờ này. Xem thêm bài visa lao động LĐ1, LĐ2 và thẻ tạm trú. Một số vị trí không cần giấy phép lao động mà chỉ cần xác nhận miễn, được nêu ở bài các trường hợp miễn giấy phép lao động.
Câu hỏi thường gặp
Đổi hộ chiếu thì có phải xin giấy phép lao động mới không?
Không. Thay đổi số hộ chiếu là một trong năm trường hợp cấp lại. Doanh nghiệp nộp hồ sơ cấp lại kèm hộ chiếu mới, thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đủ.
Chuyên gia chuyển từ công ty mẹ sang công ty con thì cấp lại được không?
Nếu công ty con là pháp nhân khác, có mã số thuế khác, đây là đổi người sử dụng lao động và phải cấp mới theo Điều 21 Nghị định 393, không cấp lại.
Giấy phép cấp lại có thời hạn bao lâu?
Bằng thời hạn còn lại của giấy phép đã cấp. Muốn làm việc lâu hơn thì phải gia hạn.
Nộp hồ sơ cấp lại vào cuối tháng 11/2026 thì theo nghị định nào?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, vì hồ sơ nộp trước ngày 05/12/2026 được giải quyết theo quy định cũ.
CVTECH hỗ trợ hồ sơ cấp lại giấy phép lao động
CVTECH hỗ trợ doanh nghiệp rà soát trường hợp thuộc cấp lại hay cấp mới, chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng mẫu của nghị định đang áp dụng, theo dõi việc hợp pháp hóa, dịch thuật giấy tờ nước ngoài và nộp hồ sơ. Kết quả cấp phép do cơ quan nhà nước quyết định; phần việc của CVTECH là giúp hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và nộp đúng thời điểm. Thông tin dịch vụ xem tại trang hồ sơ lao động nước ngoài.
Liên hệ: Mrs Liên 0973.783.690 (gọi hoặc Zalo), email lelienmt@gmail.com.
Nguồn tham khảo (tra ngày 01/11/2026):
- Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bản đăng trên LuatVietnam.vn.
- Bài "Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam", Cổng phổ biến giáo dục pháp luật thành phố Cần Thơ (pbgdpl.cantho.gov.vn).
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, phần hồ sơ cấp lại giấy phép lao động (trích dẫn trên ThuVienPhapLuat.vn).
