Một kỹ sư nước ngoài làm việc ổn định ở doanh nghiệp đã gần hai năm, giấy phép lao động sắp đến ngày hết hạn. Phòng nhân sự lục lại hồ sơ cũ và phát hiện quy định về gia hạn sắp đổi. Từ ngày 05/12/2026, Nghị định 393/2026/NĐ-CP thay Nghị định 219/2025/NĐ-CP, và thủ tục gia hạn là một trong những phần được nới nhiều nhất: nộp sớm hơn, cơ quan giải quyết nhanh hơn, hồ sơ gọn hơn.
Cái khó nằm ở giai đoạn chuyển tiếp. Hồ sơ nộp trước ngày 05/12/2026 vẫn được giải quyết theo Nghị định 219, hồ sơ nộp từ ngày đó trở đi theo Nghị định 393. Với giấy phép hết hạn quanh tháng 12/2026 và tháng 1/2027, chọn sai thời điểm nộp có thể khiến doanh nghiệp lỡ khoảng thời gian được phép nộp. Bài viết tổng hợp các quy định gia hạn mới và cách tính ngày cho từng trường hợp.
Nghị định 393 đổi gì ở thủ tục gia hạn
Nghị định 393/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 20/10/2026, có hiệu lực từ ngày 05/12/2026. Phần gia hạn giấy phép lao động nằm ở các Điều 28, 29 và 30. So với quy định đang áp dụng, có bốn điểm đáng chú ý.
Thứ nhất, khoảng thời gian được nộp hồ sơ dài gấp đôi. Doanh nghiệp nộp hồ sơ gia hạn trước ngày giấy phép hết hạn ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 90 ngày. Theo Nghị định 219, khoảng này chỉ từ 10 đến 45 ngày.
Thứ hai, thời hạn giải quyết rút từ 10 ngày làm việc xuống 05 ngày làm việc, tính từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Nếu không chấp thuận, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do.
Thứ ba, hồ sơ gia hạn không còn giấy khám sức khỏe, và doanh nghiệp không phải đăng thông báo tuyển người Việt Nam lại cho vị trí đó. Theo bản tổng hợp điểm mới của Sở Nội vụ Đồng Nai, đây là hai thay đổi giúp giảm nhiều thời gian nhất cho người sử dụng lao động.
Thứ tư, những điểm giữ nguyên: giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa 02 năm (Điều 30), và thẩm quyền vẫn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động làm việc, hoặc cơ quan được tỉnh phân cấp, ủy quyền.
Khi nào được gia hạn, khi nào phải xin cấp mới
Gia hạn chỉ dành cho trường hợp người lao động tiếp tục làm đúng nội dung giấy phép đã cấp: cùng người sử dụng lao động, cùng vị trí, cùng hình thức làm việc. Theo Điều 21 Nghị định 393, nếu người lao động chuyển sang làm cùng vị trí cho doanh nghiệp khác, hoặc vẫn ở doanh nghiệp cũ nhưng đổi vị trí công việc, lĩnh vực hay hình thức làm việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động chứ không gia hạn. Với các trường hợp này, Nghị định cho dùng bộ hồ sơ rút gọn hơn lần cấp đầu tiên, kèm bản sao giấy phép đã được cấp.
Trường hợp chỉ đổi thông tin như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp (giữ mã số thuế) hoặc địa chỉ trụ sở, thủ tục áp dụng là cấp lại, giải quyết trong 03 ngày làm việc và thời hạn bằng thời hạn còn lại của giấy phép cũ.
Vì chỉ gia hạn được một lần, một người làm việc liên tục tại cùng doanh nghiệp, cùng vị trí sẽ dùng giấy phép trong tối đa khoảng bốn năm: tối đa 02 năm cấp lần đầu và tối đa 02 năm gia hạn. Hết lần gia hạn, khoản 3 Điều 21 Nghị định 393 cho phép làm thủ tục cấp giấy phép lao động với hồ sơ rút gọn: văn bản theo Mẫu số 03, bản sao hộ chiếu, ảnh, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, bản sao giấy phép đã cấp và giấy tờ chứng minh với vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành. Hồ sơ này nộp trước ngày giấy phép hết hiệu lực ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày, tức khoảng nộp ngắn hơn so với gia hạn.
Hồ sơ gia hạn gồm những gì
Điều 28 Nghị định 393 quy định hồ sơ đề nghị gia hạn gồm năm thành phần:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động, theo Mẫu số 03 Phụ lục I ban hành kèm Nghị định.
- Bản sao trang nhân thân hộ chiếu còn thời hạn. Không phải nộp nếu cơ quan khai thác được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh.
- 02 ảnh màu cỡ 4x6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần (trừ lý do tôn giáo), không đeo kính; có thể nộp tệp ảnh. Không phải nộp nếu ảnh đã có trong cơ sở dữ liệu về người lao động nước ngoài.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc. Người làm việc theo hợp đồng lao động hoặc theo hợp đồng với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam không phải nộp giấy tờ này. Các hình thức khác nộp một trong các giấy tờ như văn bản bên nước ngoài cử sang làm việc (di chuyển nội bộ doanh nghiệp) hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; giấy tờ là bản chính, bản sao chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
- Bản sao giấy phép lao động còn thời hạn. Không phải nộp nếu thông tin đã có trên cơ sở dữ liệu.
Như vậy, với lao động làm việc theo hợp đồng lao động và đã có đầy đủ dữ liệu trên hệ thống, hồ sơ gia hạn trên thực tế có thể chỉ còn văn bản theo Mẫu số 03. Tuy nhiên việc cơ quan tra được dữ liệu hay không phụ thuộc vào từng địa phương và từng hồ sơ, nên doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị sẵn bản sao hộ chiếu, ảnh và bản sao giấy phép để nộp khi được yêu cầu.
Trình tự nộp và nhận kết quả
Theo Điều 29, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính, qua dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc theo ủy quyền, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Cổng Dịch vụ công chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và gia hạn giấy phép. Thời hạn của giấy phép được gia hạn xác định theo một trong các căn cứ ở Điều 22, như thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký hoặc văn bản cử sang làm việc, nhưng không quá 02 năm.
Sau khi được gia hạn, với người làm việc theo hợp đồng lao động, hai bên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày người lao động tiếp tục làm việc. Một việc thường bị bỏ quên là thẻ tạm trú: thẻ tạm trú diện lao động không được dài hơn giấy phép lao động, nên khi giấy phép được gia hạn, người lao động cần làm thủ tục với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để có thẻ tạm trú theo thời hạn mới. Trình tự cấp thẻ tạm trú được trình bày trong bài visa lao động LĐ1, LĐ2 và thẻ tạm trú.
Giấy phép hết hạn quanh mốc 05/12/2026: nộp theo quy định nào
Khoản 1 Điều 35 Nghị định 393 quy định hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn nộp trước ngày Nghị định có hiệu lực tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219; giấy phép đã cấp hoặc gia hạn theo quy định cũ được dùng đến hết hạn. Căn cứ vào đó, có thể chia giấy phép sắp hết hạn thành ba nhóm.
Giấy phép hết hạn trước ngày 19/12/2026 không chờ được quy định mới. Ngày 05/12/2026 là thứ Bảy, ngày làm việc đầu tiên để nộp theo Nghị định 393 là thứ Hai 07/12/2026, trong khi hồ sơ phải nộp trước ngày hết hạn ít nhất 10 ngày làm việc. Nhóm này cần nộp theo Nghị định 219, chậm nhất ngày 04/12/2026, và chuẩn bị giấy khám sức khỏe theo quy định cũ.
Giấy phép hết hạn từ khoảng 19/12/2026 đến 18/01/2027 có thể chọn. Doanh nghiệp nộp trước 05/12/2026 theo Nghị định 219 nếu ngày nộp đã nằm trong khoảng 45 ngày trước hạn, hoặc chờ nộp từ 07/12/2026 theo Nghị định 393 để được giải quyết trong 05 ngày làm việc và không phải khám sức khỏe. Giấy phép hết hạn càng gần cuối tháng 12, khoảng đệm sau ngày 07/12 càng ngắn; khi đó nộp sớm theo quy định cũ thường an toàn hơn.
Giấy phép hết hạn sau khoảng ngày 18/01/2027 nằm ngoài khoảng 45 ngày của Nghị định 219 tính đến ngày 04/12/2026, nên không nộp được theo quy định cũ. Nhóm này nộp theo Nghị định 393, trong khoảng từ 90 ngày đến ít nhất 10 ngày làm việc trước ngày hết hạn.
Các mốc trên là cách tính tham khảo theo lịch làm việc thông thường. Nghị định 219 ghi khoảng nộp gia hạn bằng số ngày, trong khi Nghị định 393 ghi mốc tối thiểu bằng ngày làm việc; với hồ sơ sát hạn, doanh nghiệp nên hỏi trước Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Sở Nội vụ ở tỉnh mình về cách tiếp nhận trong những ngày chuyển giao.
Việc doanh nghiệp nên làm ngay
- Lập danh sách toàn bộ lao động nước ngoài, ghi ngày hết hạn giấy phép lao động, thẻ tạm trú và hộ chiếu của từng người.
- Đánh dấu người đã gia hạn một lần: những người này không gia hạn được nữa, phải làm thủ tục cấp giấy phép theo khoản 3 Điều 21, nộp trong khoảng 60 ngày đến 10 ngày làm việc trước khi giấy phép hết hiệu lực.
- Xếp những người còn lại vào ba nhóm theo ngày hết hạn như trên và chốt ngày nộp cho từng người.
- Kiểm tra người nào sắp đổi vị trí, đổi hình thức làm việc hoặc chuyển chi nhánh ở tỉnh khác, vì các trường hợp này có thể phải cấp mới hoặc thông báo thay vì gia hạn.
- Kiểm tra hạn hộ chiếu: thẻ tạm trú và thị thực đều bị giới hạn bởi thời hạn hộ chiếu, nên hộ chiếu sắp hết hạn cần đổi trước.
Thủ tục cấp mới giấy phép lao động, gồm điều kiện từng vị trí và các mốc nộp, có trong bài thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026. Người thuộc diện không phải xin giấy phép xem bài các trường hợp miễn giấy phép lao động.
Câu hỏi thường gặp
Giấy phép lao động được gia hạn mấy lần?
Một lần, thời hạn gia hạn tối đa 02 năm, theo Điều 30 Nghị định 393/2026. Quy định này giống Nghị định 219/2025. Hết lần gia hạn, doanh nghiệp làm thủ tục cấp giấy phép lao động với hồ sơ rút gọn theo khoản 3 Điều 21.
Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trước bao lâu?
Với hồ sơ nộp từ 05/12/2026: trước ngày giấy phép hết hạn ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 90 ngày. Với hồ sơ nộp trước 05/12/2026: theo Nghị định 219, trong khoảng từ 10 đến 45 ngày trước hạn.
Gia hạn giấy phép lao động có cần giấy khám sức khỏe không?
Theo Nghị định 393, hồ sơ gia hạn không có giấy khám sức khỏe. Hồ sơ nộp trước 05/12/2026 vẫn giải quyết theo Nghị định 219, trong đó có giấy khám sức khỏe.
Gia hạn giấy phép lao động mất bao lâu?
05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, theo Nghị định 393. Theo Nghị định 219 là 10 ngày làm việc.
Giấy phép lao động đã hết hạn thì có gia hạn được không?
Không. Gia hạn chỉ áp dụng cho giấy phép còn thời hạn và hồ sơ phải nộp trước ngày hết hạn ít nhất 10 ngày làm việc. Giấy phép đã hết hạn thì doanh nghiệp phải làm hồ sơ cấp mới; người lao động không được tiếp tục làm việc trong thời gian chưa có giấy phép.
Đổi vị trí công việc trong cùng công ty có gia hạn được không?
Không. Theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 393, đổi vị trí công việc, lĩnh vực hoặc hình thức làm việc dù vẫn ở cùng người sử dụng lao động phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động, với hồ sơ rút gọn kèm giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi.
CVTECH hỗ trợ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Công ty TNHH Đào tạo và Công nghệ CVTECH Việt Nam tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hạn giấy phép lao động, chọn thời điểm nộp trong giai đoạn chuyển tiếp, chuẩn bị hồ sơ gia hạn, cấp lại, cấp mới, cùng thị thực và thẻ tạm trú cho người nước ngoài. Kết quả cấp phép do cơ quan nhà nước quyết định; phần việc của CVTECH là giúp hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và nộp đúng thời điểm. Thông tin dịch vụ ở trang hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Liên hệ: Mrs Liên 0973.783.690 (gọi hoặc Zalo), email lelienmt@gmail.com.
Nguồn tham khảo (tra ngày 30/10/2026)
- Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hiệu lực từ 05/12/2026: Điều 19, 21, 22, 23, 28, 29, 30, 35 (đối chiếu toàn văn ngày 30/10/2026).
- Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai: Những điểm mới của Nghị định 393/2026/NĐ-CP.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025, Điều 27, 28 về gia hạn giấy phép lao động.
