Từ ngày 01/7/2025, Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 (Luật số 76/2025/QH15) bổ sung quy định về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp phải kê khai, thông báo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và lưu giữ danh sách này tại doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 đến nay vẫn chưa bổ sung thông tin này.
Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết từng bước nộp danh sách chủ sở hữu hưởng lợi qua mạng trên cổng dịch vụ công. Doanh nghiệp nào đã nộp rồi thì không phải nộp lại, chỉ cần kiểm tra lại để chắc chắn.
1. Chủ sở hữu hưởng lợi là ai? Doanh nghiệp nào phải nộp?
Chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp, kể cả khi cá nhân đó không đứng tên trực tiếp trên giấy tờ đăng ký kinh doanh. Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi được xác định theo các tiêu chí sau:
- Tiêu chí sở hữu: cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp (qua tổ chức hoặc thỏa thuận pháp lý khác), hoặc kết hợp cả hai, sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên. Nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc có hợp đồng cùng nhau sở hữu đạt ngưỡng 25% thì tất cả cá nhân trong nhóm đều là chủ sở hữu hưởng lợi. Riêng công ty hợp danh: mọi thành viên hợp danh đều là chủ sở hữu hưởng lợi, không phụ thuộc tỷ lệ góp vốn.
- Tiêu chí chi phối: nếu không có cá nhân nào đạt tiêu chí sở hữu, hoặc có căn cứ cho thấy cá nhân đạt tiêu chí sở hữu không phải người hưởng lợi thực sự, thì xác định theo cá nhân có quyền chi phối thực tế: quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm đa số lãnh đạo, quyền quyết định sửa đổi điều lệ, thay đổi cơ cấu tổ chức, quyết định chính sách tài chính, đầu tư, hoạt động của doanh nghiệp.
Đối tượng và thời điểm thực hiện:
- Doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/7/2025: kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi ngay khi đăng ký thành lập.
- Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025: bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đồng thời tại thời điểm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất. Doanh nghiệp cũng có thể chủ động bổ sung sớm hơn, như cách làm trong bài hướng dẫn này.
- Khi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi thay đổi: doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Hồ sơ gồm Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12) và Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (Mẫu số 10), theo Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật dữ liệu trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
- Doanh nghiệp đồng thời phải lưu giữ danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (bản giấy hoặc bản điện tử) theo Điều 19 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
2. Chuẩn bị trước khi nộp
- Tài khoản đăng nhập cổng dịch vụ công dùng cho đăng ký doanh nghiệp (mục "Về đăng ký doanh nghiệp"; giao diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp dangkykinhdoanh.gov.vn tương tự).
- Mã số thuế, mã số doanh nghiệp và số Căn cước công dân của người có tên trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (người đại diện theo pháp luật).
- Thông tin của (các) chủ sở hữu hưởng lợi: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD, tỷ lệ sở hữu. Thông tin này được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên phải trùng khớp tuyệt đối.
- File Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã điền theo biểu mẫu (Mẫu số 10, Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC, thường gọi tắt là "Phụ lục 10") để tải lên ở bước đính kèm.
- Kiểm tra trước khi nộp: nếu doanh nghiệp đã kê khai rồi (thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã hiển thị sẵn trên hệ thống) thì không nộp lại nữa.
3. Các bước nộp danh sách chủ sở hữu hưởng lợi qua mạng
Bước 1. Đăng nhập cổng dịch vụ công, vào mục Đăng ký doanh nghiệp, chọn loại đăng ký trực tuyến là Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc. Ở màn hình tiếp theo, nhập mã số thuế của doanh nghiệp, hệ thống hiển thị tên công ty, rồi nhấn Tiếp theo.
Bước 2. Nhập số Căn cước công dân của người có tên trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp mình, nhấn Tiếp theo.
Bước 3. Tại phần chọn loại đăng ký thay đổi, chọn Thông báo thay đổi, nhấn Tiếp theo. Khi màn hình hồ sơ của doanh nghiệp hiện ra, nhấn Bắt đầu.
Bước 4. Tìm đến khối thông tin Chủ sở hữu hưởng lợi và tích chọn để mở khối này:
- Nếu thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã hiển thị sẵn: doanh nghiệp đã kê khai trước đó, không cần làm lại.
- Nếu chưa có: nhấn Tạo mới để khai báo.
Bước 5. Chọn loại chủ sở hữu đúng với trường hợp của doanh nghiệp (ví dụ "Cá nhân sở hữu vốn điều lệ"), sau đó điền đầy đủ thông tin của chủ sở hữu: họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ pháp lý. Nhấn Đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia; khi hai dữ liệu trùng khớp, nhấn Lưu.
Bước 6. Chuyển sang phần đính kèm tài liệu: đính kèm Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, nhấn Lưu rồi Đóng.
Bước 7. Mở lại danh sách vừa đính kèm, nhấn Chọn và tải lên file biểu mẫu danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã điền đầy đủ (Mẫu số 10). Tải lên thành công, trạng thái file chuyển màu xanh, nhấn Lưu.
Bước 8. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lượt, sau đó nhấn Nộp hồ sơ để hoàn tất. Sau khi nộp, theo dõi trạng thái xử lý trong mục Danh sách hồ sơ đăng ký. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật dữ liệu trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ và cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
4. Lưu ý quan trọng
- Đã nộp rồi thì không nộp lại. Trước khi thao tác, hãy vào kiểm tra: nếu thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã có trên hệ thống thì dừng lại, tránh nộp trùng.
- Bước đối chiếu dữ liệu bắt buộc phải khớp. Họ tên, ngày sinh, số CCCD nhập vào phải trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; sai một ký tự hệ thống cũng không cho lưu.
- Chọn đúng loại chủ sở hữu ở Bước 5. Chọn sai loại sẽ dẫn đến kê khai sai đối tượng hưởng lợi.
- Khi có thay đổi về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải thông báo lại trong 10 ngày kể từ ngày thay đổi, hồ sơ gồm Mẫu số 12 và Mẫu số 10.
- Lưu giữ danh sách tại doanh nghiệp (bản giấy hoặc điện tử) để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025, chưa từng thay đổi đăng ký kinh doanh, có bắt buộc nộp ngay không?
Theo quy định chuyển tiếp, việc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện đồng thời tại lần đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi gần nhất. Tuy nhiên doanh nghiệp được quyền chủ động bổ sung sớm qua thủ tục thông báo thay đổi như hướng dẫn trong bài. Làm sớm giúp tránh dồn việc và rủi ro bị nhắc nhở khi cơ quan quản lý rà soát.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều chủ sở hữu hưởng lợi không?
Có. Mọi cá nhân đạt tiêu chí (sở hữu từ 25%, thuộc nhóm cùng sở hữu đạt 25%, hoặc có quyền chi phối thực tế) đều phải được kê khai; thao tác "Tạo mới" ở Bước 4 lặp lại cho từng người.
Nộp online có mất lệ phí không?
Thủ tục thông báo bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi thực hiện qua mạng như hướng dẫn; doanh nghiệp nên đối chiếu thêm biểu phí đăng ký doanh nghiệp hiện hành trên cổng dịch vụ công trước khi nộp.
Căn cứ pháp lý: Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 (Luật số 76/2025/QH15); Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (các Điều 17, 18, 19, 52); Thông tư 68/2025/TT-BTC (Mẫu số 10, Mẫu số 12). Phần thao tác biên soạn theo video hướng dẫn của kênh Mai Liên trên Facebook.
CVTECH hỗ trợ doanh nghiệp các thủ tục hành chính, hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Liên hệ: Mrs Liên 0973.783.690 (gọi hoặc Zalo), email lelienmt@gmail.com.
